英語でコミュニケーション+α

英語でのコミュニケーションを学ぶ上で私自身が経験したことや学んだこと、見聞きしたことなどについて書いています。

レスポンスがもらえるEメール ③

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

さて、レスポンスがもらえるEメールシリーズの基礎編も終盤でしょうか。前回までの内容は以下です。

 

【REVIEW】Eメールの書き方基本セオリー

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

STEP 2:受信者を理解しよう

STEP 3:署名(signature)を準備しよう 

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう← 今ここ

STEP 6:件名は7ワード以内

 

今回は、英語でEメールを書く上で、この基本構成さえ押さえてしまえば、とりあえずは端的で効果的なEメールが書けるスタンダードストラクチャーです。

 

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう

もちろん常に5文が可能なわけではありませんが、理想として5文を目指しておくと用件を要領よく伝えることができます。また、5文と決めておくことで英語でのEメールを書くスピードも上がります。5文と言うのは、相手にとって読みやすい量であることから苦なく読めるので、より多くの返信を受け取ることにもつながります。

少し極端な例ですが、3文以上のEメールは読まないと言い切っていた米国人研究者に会ったこともあります。それぐらいの人もいるくらいですから、より短い文で要点が伝えられるならそれにこしたことはありません。

 

5文には何を書くべきなのか?

Name

  1. Greeting:あいさつ文(日本語でのあいさつとは違うので注意!)
  2. A compliment or pleasantry:ポジティブコメント
  3. The reason for your email:Eメールの理由
  4. Call for action:相手にして欲しい行動
  5. A closing message:最後に

Sign-off:結ぶ
Signature:署名

 

一つ一つ見ていきます。 


Name:
Hello / Dear / Hi + Name OR To whom it may concern 

1.  Greeting: あなたと受信者とが良好な関係を気づくための重要な第1文です。受信者の「状態」に関心を持ちケアしてると言うことをあなた目線のI-messageで伝えます。

例)
I hope you’re doing well.
I hope all is well.
I hope you’re having a great week so far.
I hope you had a great weekend.
Thank you for…

2.  Compliment or Pleasantry:受け取り手にあなたのEメールを気分よく読んでもらうためにも重要な第2文です。受信者の仕事の「現状」や「近況」に興味を持ち、あなた視点でのポジティブな意見を添えます。また、ここでのコメントは初めてメールする相手に対しての自己紹介文としても使えます。

ポジティブコメントを書く上でのキーワードは:

「貢献」「成功」「評価」「達成」

などです。

例)
I enjoyed your presentation about …. on ….
I found your blog post on … really helpful.
It was good to meet you at ….
I had a great time talking about…

3.  The reason for your email:STEP 1ではっきりさせた「目的」がここにきます。Eメールの主文と言えます。「誰」が「何のため」に「なぜ」今回Eメールする事になったのかを明確に伝えます。

例)
I’m e-mailing to ask about…since...
I wondered if you could help with…because...
I’m checking to see if…because...
I would like to make sure that…
I’m writing this to/in…

4.  Call for action:主文を踏まえて、相手に何を求めるのかを伝えます。日本語型コミュニケーターの中には相手に何かを要求する事に抵抗感を持つ人もいるようですが、宙ぶらりんにされる方がよっぽど時間を無駄にした気がしてしまいます。これだけ書けば相手はには伝わっただろうは危険です。はっきり何をして欲しいと伝えましょう。

例)
Could you …?
Can you…?
Would that be possible…
Are you able to…?
I’m hoping that…
I’d like to ensure that…
I’d appreciate if you…
Let me know if…

5.  Closing:最後の1言加えることで、Eメールがまとまります。Greeting で示したように、あなたの受信者に対する「配慮」を伝えます。

例)
Thank you for all your help with this.
How does that sound to you?
I'm looking forward to hearing from you.
I'd be more than happy to answer any questions you might have.

Sign-off: Best Wishes / Kind Regards / All the Best / Thanks + your name

Signature:STEP 3:署名(signature)を準備しようで紹介した通りです。

 

STEP 6:件名は7ワード以内

効果的なEメールの件名とは:

  • スマートフォン上でも全部のワードが表示される。
  • 受信者どう関係があるのか表現されている。
  • 文もしくは動詞表現を効果的に使っている。
  • Eメール本文の内容がある程度把握できる。

例えば・・・

効果的なEメール件名:

  • Hi Susan, can give me some advicet?
  • 7/22 meeting: can you reschedule?
  • Pleasure meeting at XYZ conference, Jeremy
  • Sending a minute from 4/3 meeting

非効果的なEメール件名:

  • About emerging markets in South America
  • About a meeting on 7/22
  • Thank you very much
  • Minute 

 

Effective Business E-mail Sample:

Subject: Any possibility of sharing presentation slides?

Hello Dr Campbell, (Name)

I hope all is well. (Greeting)

I really enjoyed your talk yesterday on how to treat patients with hard-to-control diabetes and found it very imformative and helpful. (Compliment & Pleasantry)

Because I strongly believe my team would highly benefit from your research, I'm wondering if you could send me a PDF copy of your presentation. (The reason & Call for action)

I look forward to hearing from you. (A closing message)

Thank you very much. (Sign-off)

Patrick Harris

Signature(割愛)

 

次からは実際の日本語のメールを使って如何にシンプルかつ刺さるEメールに書き換えるかの実践編に入りたいと思います。