英語でコミュニケーション+α

英語でのコミュニケーションを学ぶ上で私自身が経験したことや学んだこと、見聞きしたことなどについて書いています。

レスポンスがもらえるEメール ②

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

前回の、レスポンスがもらえるEメール:基本セオリー ① に引き続き、今回もレスポンスがもらえるEメール:基本セオリーです。前回までの内容は・・・

 

【REVIEW】Eメールの書き方基本セオリー

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

STEP 2:受信者を理解しよう

STEP 3:署名(signature)を準備しよう ← 今ここ

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう

STEP 6:件名は7ワード以内

 

STEP 3:署名(signature)を準備しよう

署名の役割とは?

  • Eメールの本文を短く保つ:
    Eメール本文には可能な限り要点のみを書くので、あなたについての詳細は極力省きます。初めてメールを書く相手に対しても本文では名前と組織名くらいにとどめ本題に移りましょう。
  • あなたを売り込む:
    最も重要な署名の役割の一つです。署名はあなたと受信者をつなげるコネクターの役割をするだけではなく、あなたの印象を受信者に刷り込む役割も担っています。

 

グローバルプロの署名とは?

f:id:NatsumiSatoh:20171107151229p:plain ポイント!

  • Eメールでやりとりしている限りEメールアドレスを重複して書く必要はない。
  • 「門側前」を機にする日本人にとっては重要な住所も、英語型の人間はそれほど重要視しないので書く必要はない。
  • (オプションとして)人の脳は文字より絵を好んで記憶するという特徴を利用して受信者の記憶に残らせるためにロゴや顔写真などの画像を添えることも可能。

 これらを踏まえた上で悪い例も念のため:

f:id:NatsumiSatoh:20171107151344p:plain

 

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

英文も書きようによっては長文にも短文にもなります。忙しいグローバルプロフェッショナルを相手にする場合、短文=相手への敬意(正確には相手の時間に対する敬意ですが)と言うことになるので文の意味や意図が変わらない限り短い単語、短い文で表現します。

また、短い文=より少ないミスでもあるので、グラマーミスやスペルミスを避ける意味でも短い文は効果的です。

日本語の慣用句の中に「言葉を尽くす」というのがありますが、グローバルコミュニティにおいてこれは相手にとって失礼なだけではなく、自分に考える能力がない、相手のことを理解していない、とわざわざ露見させるようなものなので避けたいです。

受け取り手が最も理解しやすい語彙を使って受け取り手に最も伝わりやすい表現、ロジック、構成を用いて最も端的に伝える、これが英語コミュニケーションにおけるEメールの醍醐味です。

例:

① I'm going to visit the LA office for a week at the end of next month.  During my stay, I would like to have a meeting with you and have a discussion regarding a new store location in San Diego area. Are there any availablity between Sept. 9th and 13th?

→ I'm wondering if you have a time between Sept. 9th and 13th to get together to disucss a new store location in San Diego area since I will be in town vising the LA office.

② I've attached the document, which provides a review of the new study design of neurochemistry, using example studies that illustrate the methodlogic challenges or that demonstrate successful solutions. 

→ I've attached the document, which reviews the new neurochemistry study design, using examples that illustrate specific challenges and solutions.

 

 

さて、次はEメールに使える基本の構成、スタンダードストラクチャーについて書いていきます。