英語でコミュニケーション+α

英語でのコミュニケーションを学ぶ上で私自身が経験したことや学んだこと、見聞きしたことなどについて書いています。

レスポンスがもらえるEメール ①

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

昨今では、日常のコミュニケーションツールとして欠かせなくなったEメールですが、ここでも日本語スピーカーと英語スピーカーの意識の中にメールに対する違いがあります。Eメールとは:

  • 日本語スピーカーにとっては、手紙と同じ線上にあるもの。
  • 英語スピーカーにとっては、会話と同じ線上にあるもの。

です。

この違いを踏まえた上で、忙しいグローバルプロフェッショナルからレスポンスがもらえるEメールの書き方について基本セオリー編とテクニック編に分けて紹介していきます。まずは基本セオリーです。

 

Eメールの書き方基本セオリー

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

STEP 2:受信者を理解しよう

STEP 3:署名(signature)を準備しよう

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう

STEP 6:件名は7ワード以内

 

 

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

英語コミュニケーションにおいて、最も大事な要素の一つです。話すとき書くときどちらでも構いませんが「目的」をよく理解してください。

  • Eメールを書く目的
  • プレゼンをする目的
  • 論文を書く目的
  • 会話をする目的
  • 「その人と」と会合を持つ目的

全てにおいて目的を理解して、その目的を叩き台としてコミュニケーションを積み上げていくことで最も生産性の高いコミュニケーションが可能になります。

今回のEメールに関しても:

  • Why am I sending this e-mail?(なぜこのメールを送るのか?)
  • What do I need from the recipient?(相手に何を求めてるのか?)

をよく把握してEメールを書く始めます。

その際、頭を整理するために:

  • The purpose of this e-mail is to (                                                                           ).
  • What I want from the recipient is to (                                                                    ).

の( )内を埋めて準備しておきます。その際、気付いている人もいると思いますが、to 〜. となっているので必ず「動詞」で考えます。人間はどんな時でも動作を伴うものです。自分の「すること」、相手に「してほしいこと」を動詞で表現できなければ、短い文中で相手にピンポインで要点を伝えることはできず、とても曖昧で回りくどい文面になってしまいます。動詞です。

例えば・・・

  • The purpose of this e-mail is to inform the recipient about the newly launched project with ABC Pharmaceutical LLC.
  • The purpose of this e-mail is to ask the recipient a quick question about the meeting we had the other day.
  • What I want from the recipient is to send me the marketing analysis the recipient ran by the end of the week.
  • What I want from the recipient is to confirm whether the recipient is attending the upcoming event.

もし、これらが明確に言語化できないようであれば、そもそもEメールを送る必要が本当にあるのかどうかも考えてみましょう。本当に必要なEメールのみを的確で端的な文面で表現することは、自分と相手の時間と労力を無駄にしないだけでなく、相手の時間をリスペクトすることでもあります。

 

STEP 2:受信者を理解しよう

受け取る側の立場になって考える。よく言われることですが、意外と難しいものです。相手の立場になって考えるとは、例えば:

  • 受信者があなたのEメールを「読みたい」と思うような文面で書く。
  • 受信者が理解しやすい言葉、語彙、表現を使う。
  • 受信者の労力や時間を最小限に抑える文で書く。
  • 受信者が気分良く読める文面を考える。

などです。中でも特に英語型のグローバルプロフェッショナルを意識して:

  • 「私」が何を訴えているのか明確に表現する。

    I would like to ask you about...
    I'm writing to double check on...

  • 会話の延長上であることを意識した能動態文を用いる。

    We have been notified by ABC Co. that...
    → ABC Co. has led us know that...
  • 受信者自身や受信者の最近の実績についてのポジティブな言及をする。

    I was impressed with your presentation about...
    I found the seminar you hosted about... very informative and insightful.

  • 感謝とリスペクトを書き添える。

    I appreciate your...
    I'm always grateful for your...

です。受信者に対する敬意をあなた目線の言い回しで表現することがあなたに対する信頼をうみ、受信者が快くレンスポンしてくれるよう促します。

 

 

次回の「レスポンスがもらえうEメール:基本セオリー ②」に続きます。