英語でコミュニケーション+α

英語でのコミュニケーションを学ぶ上で私自身が経験したことや学んだこと、見聞きしたことなどについて書いています。

英語マインドセットの作り方:レジュメ編①

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

日本語の履歴書に日本語型コミュニケーションが凝縮されているように、英語のレジュメにも英語型コミュニケーションの真髄が出ます。

英語のレジュメの目的は:

  • 自分を最高値で売って、最高値で買ってもらう

こと、です。

もう少し詳しく言うと:

  • 過去から、自分の「できる」を最大限アピールして、最高値で買ってもらう

になります。

 

この「自分の『できる』を最大限アピール」と言うところが、英語型コミュニケーションの真髄です。レジュメ言語をマスターすることは英語マインドセットを手に入れる近道になります。

 

少し復習になりますが、英語マインドセットを簡単に言ってしまうと:

  • 自己フォーカス型:物事を捉える時に観点は常に自分
  • 理屈ベース;自己の理屈・道理で主張に説得性を持たせる
  • 未来思考:「これから」が大事
  • 1に自信、2に自信、3も4も5も自身:「Not」は禁じ手。2割り増しのポジティブ表現

です。

詳しくはこちら↓

natsumisatoh.hatenablog.com

 

英語レジュメを準備するためのステップ:

  1. 自分の「できる」をとことん理解する
  2. 自分の「できる」を的確に表現出来る動詞をサーチ
  3. 自分の「できる」の証拠を提示
  4. 自分の「できる」を盛る
  5. (自分の「できる」がどう相手の利益になるかを提示)

 

これらのステップを通ってレジュメが完成する頃には、英語マインドセットに大きく近づいていたいものです。また、前述のステップはレジュメフォーマットに沿って進めていくので、ここでシンプルで見やすく私も気に入って使っているレジュメフォーマットを添付しておきます。

 

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パブリックスピーキンの基礎:プレゼンスライド④

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

前回からずいぶん時間が経ってしまいました・・・。英語スピーチ&プレゼンにおける効果的なスライド作りもこれが最後です。

 

コンテンツREVIEW

  1. フォント
  2. カラー 
  3. レイアウト
  4. 情報の表示と表現 ← 今ココ

 

 4. 情報の表示と表現

日本語型スピーカーと英語型スピーカーでは「理解しやすい」表現方法が違うことを理解します。

 

日本語型スピーカーにとって見慣れた・理解しやすい表現とは?

名詞中心の「何?」にフォーカスした言い回し。例えば・・・

Investigation of the temperature as a function of the time. ←「何(the what)」3

 

英語型スピーカーにとって見慣れた・理解しやすい表現とは?

「文」を用いた、動詞中心の「何が起こった?」「誰が何した?」にフォーカスした言い回し。例えば・・・

The temperature increased much faster than anticipated. ← 「何が起こった(the so what)」3

*CAUTION!:もちろん全てのヘッディングに「文」が可能なわけではありませんが、そのような場合は、下記のように「名詞」+意図としての「動名詞」を用いることで、英語スピーカーにとって理解しやすい表現になります。

Automated procedures for quickly and efficiently processing and releasing goods at customs

英語型スピーカーにとって動詞とは:

  • 個々の「意図」を効率良く端的に表現できるもの。
  • 個々の動作や変化、流れを簡潔に説明できる。また、理解できるもの。
  • 表現に活力を与え、活気あるコミュニケーションを可能にするもの。 

これとは反対に、英語型スピーカーにとっての名詞表現とは:

  • 環境や状況の一部を切り取ってラベルをつけただけの、無機質でつまらないもの。
  • 「意図」が感じ取れず、こちら側(受信側)に「理解」の努力を強いるめんどくさいもの。
  • 表現を鈍化させ、コミュニケーションの効率を下げてしまうもの。

 

動詞表現を用いたサンプルスライド
*ここで使われているデータや情報は効果的なプレゼンスライドを示すために創造されたものです。

 

タイトルページ

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上記のようなタイトルが登場した時の英語スピーカーが抱く印象は正直こんな感じになります。
「効果が何?」
「あったの?なかったの?」
「それいつ分かるの?」
「それまで待つの?」
オーディエンスの「時間」に対して最大限の敬意を表すためにも彼らにとって最も理解しやすい「文」で主張ポイント(メインメッセージ)を表す事が重要です。

VS.

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上記タイトルの場合、「結論」が明確に表現されています。また、この後のプレゼンもこの主張を中心に話が進んでいくのだろうことが容易に想像でき、オーディエンスの心と頭の準備がしやすくなります。

 

ヘッディング&ポイント

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「名詞」の羅列は何のメッセージ性もないので個人の主張や意図は全く理解されません。これでは、オーディエンスは置いてきぼりです。オーディエンスにとっては、空虚なスライド、空虚な時間です。

 VS.

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ポイントを3つに別け、1スライド=1メッセージにしたことで、オーディエンスへの情報供給過多を防ぎます。また、1つ1つのスライドに主張があるので、スライドの存在意味もあります。

 

ヘッディング&イメージ
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この名詞タイトルを見たオーディエンスの頭はたぶん:
「で、何?」「これから何を読み取れと?」
です。この質問がオーディエンスの頭に浮かぶ度、オーディエンスはあなたのスピーチ/プレゼンへの興味を失っていきます。それを避けるためにも、「何?」の答えは前もって提供しておきます。

VS.

f:id:NatsumiSatoh:20180511110426p:plain

オーディエンスに脳内質問の隙を与えません。言いたいことが分かりやすいです。 

 

最後に

繰り返しになりますが、プレゼンスライドはオーディエンスのためであり、スピーカーであるあなたのためではありません。 メモリーカードとして使おうとしたり、オーディエンスの認知プロセスを無視した情報伝達をしたり、オーディエンスに価値を提供しない多すぎる情報や派手な色使いやデザインでオーディエンス撹乱したりすることだけは避けたいです。

 

 

1. North, Marjorie L. "Fundamental of Public Speaking." Harvard Extension School, Cambridge. Aug. 2011 - Dec. 2011. Class 
2. McConnell, Susan. "Designing Effective Scientific Presentation." iBiology.org  Sep. 2010.  21 Apr. 2015, 
3. "English Communication for Scientists." Nature.com.  Nature Education, 2014. 12 Jun. 2016. 

レスポンスがもらえるEメール:実践編 ①

レスポンスがもらえるEメール実践編です。

基礎編はこちら。

natsumisatoh.hatenablog.com

 

本来なら基礎編で紹介したスタンダートストラクチャー(英語Eメールの基本構成)を使って最初から英語でメールは書いて欲しいところですが、日本語でEメール文を最初に書き出してから英語にする、という人も多いということで、ここでは日本語Eメール文からスタートしてもちゃんと最後には効果的英語Eメールになっているステップを紹介したいと思います。

 

日本語Eメールを効果的英語Eメールに書き換える基本ステップ:

STEP 1:直訳する

STEP 2:要点を見出す、取り出す

STEP 3 :スタンダートストラクチャーに当てはめる

 

STEP 1:直訳する:一字一句文字が英語に変換されている文は日本語直訳の日本語英語である可能性が高いことを意識することが大事です。

 

日本語Eメール

件名:アポイントのお願い

デービッド 様

先日のテレコム会議ではありがとうございました。来月の第1週にサンフランシスコオフィスに伺う予定です。滞在中、サンディエゴでの新規店舗につきましてご相談させていただく機会をいただくことは可能でしょうか。また、貴社のマーケティングチームの方々にも同席していただければ幸いです。

最もご都合のよい日をお知らせください。有意義なお話し合いができたらと思います。

ありがとうございます。

ジャーミー

 

直訳英語Eメール

Subject: Appointment request

Dear David,

Thank you very much for the ohter day telecomference. We are going to visit the San Francisco office for one week at the begining of next month.

During our stay, is it possible to have an opportunity to consult with you about a new store in San Diego?

We would also like your marketing team to join the meeting.

Please let us know the best date for you.

We hope to have a fruitful discussion at that time.

Thank you,

Jeremy

 

STEP 2:要点を見出す、取り出す:要点のみを先方に伝えることがグローバルビジネスの世界におい打て相手をリスペクトすることだと言うことを念頭に置きます。

 

Subject: Appointment request

Dear David,

Thank you very much for the ohter day telecomference. We are planning to visit the San Francisco office for one week at the begining of next month.

During our stay, is it possible to have an opportunity to consult with you about a new store in San Diego?

We would also like your marketing team to join the meeting.

Please let us know the best date for you.

We hope to have a fruitful discussion at that time.

Thank you,

Jeremy

 

STEP 3 :スタンダートストラクチャーに当てはめる

 

REVIEW: スタンダードストラクチャーとは?

Name

  1. Greeting:あいさつ文(日本語でのあいさつとは違うので注意!)
  2. A compliment or pleasantry:ポジティブコメント
  3. The reason for your email:Eメールの理由
  4. Call for action:相手にして欲しい行動
  5. A closing message:最後に

Sign-off:結ぶ
Signature:署名

詳しくはこちら

 

Subject: Requesting an appointment 

Dave,

Thank you for the teleconference the other day.

My team and I are going to visit the San Francisco office between DATE and DATE.  
I'm wondering if we could get together and talk about a new store in San Diego then.

I would appreciate if your marketing team could also join the meeting.

Let me know your availability.

Thanks.

Jeremy

 

次回のブログでも実際に私のクライアントが書いたEメール文を参考にした実践編をお送りします。

 

 

レスポンスがもらえるEメール ③

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

さて、レスポンスがもらえるEメールシリーズの基礎編も終盤でしょうか。前回までの内容は以下です。

 

【REVIEW】Eメールの書き方基本セオリー

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

STEP 2:受信者を理解しよう

STEP 3:署名(signature)を準備しよう 

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう← 今ここ

STEP 6:件名は7ワード以内

 

今回は、英語でEメールを書く上で、この基本構成さえ押さえてしまえば、とりあえずは端的で効果的なEメールが書けるスタンダードストラクチャーです。

 

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう

もちろん常に5文が可能なわけではありませんが、理想として5文を目指しておくと用件を要領よく伝えることができます。また、5文と決めておくことで英語でのEメールを書くスピードも上がります。5文と言うのは、相手にとって読みやすい量であることから苦なく読めるので、より多くの返信を受け取ることにもつながります。

少し極端な例ですが、3文以上のEメールは読まないと言い切っていた米国人研究者に会ったこともあります。それぐらいの人もいるくらいですから、より短い文で要点が伝えられるならそれにこしたことはありません。

 

5文には何を書くべきなのか?

Name

  1. Greeting:あいさつ文(日本語でのあいさつとは違うので注意!)
  2. A compliment or pleasantry:ポジティブコメント
  3. The reason for your email:Eメールの理由
  4. Call for action:相手にして欲しい行動
  5. A closing message:最後に

Sign-off:結ぶ
Signature:署名

 

一つ一つ見ていきます。 


Name:
Hello / Dear / Hi + Name OR To whom it may concern 

1.  Greeting: あなたと受信者とが良好な関係を気づくための重要な第1文です。受信者の「状態」に関心を持ちケアしてると言うことをあなた目線のI-messageで伝えます。

例)
I hope you’re doing well.
I hope all is well.
I hope you’re having a great week so far.
I hope you had a great weekend.
Thank you for…

2.  Compliment or Pleasantry:受け取り手にあなたのEメールを気分よく読んでもらうためにも重要な第2文です。受信者の仕事の「現状」や「近況」に興味を持ち、あなた視点でのポジティブな意見を添えます。また、ここでのコメントは初めてメールする相手に対しての自己紹介文としても使えます。

ポジティブコメントを書く上でのキーワードは:

「貢献」「成功」「評価」「達成」

などです。

例)
I enjoyed your presentation about …. on ….
I found your blog post on … really helpful.
It was good to meet you at ….
I had a great time talking about…

3.  The reason for your email:STEP 1ではっきりさせた「目的」がここにきます。Eメールの主文と言えます。「誰」が「何のため」に「なぜ」今回Eメールする事になったのかを明確に伝えます。

例)
I’m e-mailing to ask about…since...
I wondered if you could help with…because...
I’m checking to see if…because...
I would like to make sure that…
I’m writing this to/in…

4.  Call for action:主文を踏まえて、相手に何を求めるのかを伝えます。日本語型コミュニケーターの中には相手に何かを要求する事に抵抗感を持つ人もいるようですが、宙ぶらりんにされる方がよっぽど時間を無駄にした気がしてしまいます。これだけ書けば相手はには伝わっただろうは危険です。はっきり何をして欲しいと伝えましょう。

例)
Could you …?
Can you…?
Would that be possible…
Are you able to…?
I’m hoping that…
I’d like to ensure that…
I’d appreciate if you…
Let me know if…

5.  Closing:最後の1言加えることで、Eメールがまとまります。Greeting で示したように、あなたの受信者に対する「配慮」を伝えます。

例)
Thank you for all your help with this.
How does that sound to you?
I'm looking forward to hearing from you.
I'd be more than happy to answer any questions you might have.

Sign-off: Best Wishes / Kind Regards / All the Best / Thanks + your name

Signature:STEP 3:署名(signature)を準備しようで紹介した通りです。

 

STEP 6:件名は7ワード以内

効果的なEメールの件名とは:

  • スマートフォン上でも全部のワードが表示される。
  • 受信者どう関係があるのか表現されている。
  • 文もしくは動詞表現を効果的に使っている。
  • Eメール本文の内容がある程度把握できる。

例えば・・・

効果的なEメール件名:

  • Hi Susan, can give me some advicet?
  • 7/22 meeting: can you reschedule?
  • Pleasure meeting at XYZ conference, Jeremy
  • Sending a minute from 4/3 meeting

非効果的なEメール件名:

  • About emerging markets in South America
  • About a meeting on 7/22
  • Thank you very much
  • Minute 

 

Effective Business E-mail Sample:

Subject: Any possibility of sharing presentation slides?

Hello Dr Campbell, (Name)

I hope all is well. (Greeting)

I really enjoyed your talk yesterday on how to treat patients with hard-to-control diabetes and found it very imformative and helpful. (Compliment & Pleasantry)

Because I strongly believe my team would highly benefit from your research, I'm wondering if you could send me a PDF copy of your presentation. (The reason & Call for action)

I look forward to hearing from you. (A closing message)

Thank you very much. (Sign-off)

Patrick Harris

Signature(割愛)

 

次からは実際の日本語のメールを使って如何にシンプルかつ刺さるEメールに書き換えるかの実践編に入りたいと思います。

 

 

パブリックスピーキンの基礎:プレゼンスライド③

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

アピール力がUPするのに効果的なプレゼンスライドの作り方について書いています。前回はフォントについてでしたが、今回は色とレイアウトについてです。

 

コンテンツREVIEW

  1. フォント
  2. カラー ← 今回はココと
  3. レイアウト ←ココ
  4. 情報の選択と表示

 

2. カラー

プレゼンスライド色使いの基本は:

白など薄色の背景に濃い色の文字

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もしくは、濃い色の背景に薄色文字

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前者は、小さめの部屋でのプレゼンに適していて、後者は大きめの部屋でのプレゼンに適していると言われていますが、アピール力の観点からはそれほど差は生まれません。

また、オーディエンスの中に一定数含まれている色盲の人たちについても考慮して、緑と赤の組み合わせの様な色盲の人たちには識別しづらい色使いは避けます。

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もちろん、上記以外にも色盲の有無に関係なくオーディエンスにとって見づらい組み合わせもオーディエンスを疲れさせてしまうため避けます。

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 また、一つのスライドに使う色は3色までとします。それ以上色を使うのはオーディエンスの脳への負担になり、あなたのプレゼンへ集中力を損なうことになります。

 

3.  レイアウト

効果的なレイアウトにするためには?:

    • 1スライドにつき1メッセージ/ポイント:1つのスライドを用いて伝える主張は1つと決め、俯瞰視点の要点をメインヘッディング/タイトルとして書き、その要点をサポートする情報のみをタイトルスペース以下に載せる。スライドの空白は恐れない!

    • 文を活用する:「名詞表現(What?:何?)」はアピール力が乏しく、動詞を伴う「文(So what?:何が起こった?)」はメッセージ性が高いため少ない文字数でアピール力を向上するには文が効果的。
      例)
      Evolution of the temeprature as a function of the time.(名詞表現)
      → The temperature increased much faster than anticipated.(文:S + V 〜)

 

ポイント!:スライドをスピーカーの台本として使うのはオーディエンスの集中力、興味ともに著しく下げるので当然厳禁。

代表的なスライド(タイトルスライド、文字のみのスライド、図を含むスライド)を例に効果的なレイアウトを紹介します。

 

タイトルスライド

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タイトルスライドサンプル

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 文字のみのスライド

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 文字のみのスライドサンプル

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図を含むスライド

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 図を含むスライドサンプル

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 さて次回は、「名詞」を用いて「言葉を尽くす」ことに慣れている日本語スピーカーにとって一番精神的ハードルが高くと抵抗感が強い「情報の選択と表示」です。スライド作りにおいて他の要素をどんなに効果的にしても情報選択と表示の仕方が効果的でなければスピーチのアピール力は伸びません。そのために、英語スピーカー脳が理解しやすい情報の表示の仕方とはどんなものなのか紹介したいと思います。

 

 

1. North, Marjorie L. "Fundamental of Public Speaking." Harvard Extension School, Cambridge. Aug. 2011 - Dec. 2011. Class 

2. McConnell, Susan. "Designing Effective Scientific Presentation." iBiology.org  Sep. 2010.  21 Apr. 2015, 
3. "English Communication for Scientists." Nature.com.  Nature Education, 2014. 12 Jun. 2016.