英語でコミュニケーション+α

英語でのコミュニケーションを学ぶ上で私自身が経験したことや学んだこと、見聞きしたことなどについて書いています。

レスポンスがもらえるEメール ③

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

さて、レスポンスがもらえるEメールシリーズの基礎編も終盤でしょうか。前回までの内容は以下です。

 

【REVIEW】Eメールの書き方基本セオリー

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

STEP 2:受信者を理解しよう

STEP 3:署名(signature)を準備しよう 

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう← 今ここ

STEP 6:件名は7ワード以内

 

今回は、英語でEメールを書く上で、この基本構成さえ押さえてしまえば、とりあえずは端的で効果的なEメールが書けるスタンダードストラクチャーです。

 

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう

もちろん常に5文が可能なわけではありませんが、理想として5文を目指しておくと用件を要領よく伝えることができます。また、5文と決めておくことで英語でのEメールを書くスピードも上がります。5文と言うのは、相手にとって読みやすい量であることから苦なく読めるので、より多くの返信を受け取ることにもつながります。

少し極端な例ですが、3文以上のEメールは読まないと言い切っていた米国人研究者に会ったこともあります。それぐらいの人もいるくらいですから、より短い文で要点が伝えられるならそれにこしたことはありません。

 

5文には何を書くべきなのか?

Name

  1. Greeting:あいさつ文(日本語でのあいさつとは違うので注意!)
  2. A compliment or pleasantry:ポジティブコメント
  3. The reason for your email:Eメールの理由
  4. Call for action:相手にして欲しい行動
  5. A closing message:最後に

Sign-off:結ぶ
Signature:署名

 

一つ一つ見ていきます。 


Name:
Hello / Dear / Hi + Name OR To whom it may concern 

1.  Greeting: あなたと受信者とが良好な関係を気づくための重要な第1文です。受信者の「状態」に関心を持ちケアしてると言うことをあなた目線のI-messageで伝えます。

例)
I hope you’re doing well.
I hope all is well.
I hope you’re having a great week so far.
I hope you had a great weekend.
Thank you for…

2.  Compliment or Pleasantry:受け取り手にあなたのEメールを気分よく読んでもらうためにも重要な第2文です。受信者の仕事の「現状」や「近況」に興味を持ち、あなた視点でのポジティブな意見を添えます。また、ここでのコメントは初めてメールする相手に対しての自己紹介文としても使えます。

ポジティブコメントを書く上でのキーワードは:

「貢献」「成功」「評価」「達成」

などです。

例)
I enjoyed your presentation about …. on ….
I found your blog post on … really helpful.
It was good to meet you at ….
I had a great time talking about…

3.  The reason for your email:STEP 1ではっきりさせた「目的」がここにきます。Eメールの主文と言えます。「誰」が「何のため」に「なぜ」今回Eメールする事になったのかを明確に伝えます。

例)
I’m e-mailing to ask about…since...
I wondered if you could help with…because...
I’m checking to see if…because...
I would like to make sure that…
I’m writing this to/in…

4.  Call for action:主文を踏まえて、相手に何を求めるのかを伝えます。日本語型コミュニケーターの中には相手に何かを要求する事に抵抗感を持つ人もいるようですが、宙ぶらりんにされる方がよっぽど時間を無駄にした気がしてしまいます。これだけ書けば相手はには伝わっただろうは危険です。はっきり何をして欲しいと伝えましょう。

例)
Could you …?
Can you…?
Would that be possible…
Are you able to…?
I’m hoping that…
I’d like to ensure that…
I’d appreciate if you…
Let me know if…

5.  Closing:最後の1言加えることで、Eメールがまとまります。Greeting で示したように、あなたの受信者に対する「配慮」を伝えます。

例)
Thank you for all your help with this.
How does that sound to you?
I'm looking forward to hearing from you.
I'd be more than happy to answer any questions you might have.

Sign-off: Best Wishes / Kind Regards / All the Best / Thanks + your name

Signature:STEP 3:署名(signature)を準備しようで紹介した通りです。

 

STEP 6:件名は7ワード以内

効果的なEメールの件名とは:

  • スマートフォン上でも全部のワードが表示される。
  • 受信者どう関係があるのか表現されている。
  • 文もしくは動詞表現を効果的に使っている。
  • Eメール本文の内容がある程度把握できる。

例えば・・・

効果的なEメール件名:

  • Hi Susan, can give me some advicet?
  • 7/22 meeting: can you reschedule?
  • Pleasure meeting at XYZ conference, Jeremy
  • Sending a minute from 4/3 meeting

非効果的なEメール件名:

  • About emerging markets in South America
  • About a meeting on 7/22
  • Thank you very much
  • Minute 

 

Effective Business E-mail Sample:

Subject: Any possibility of sharing presentation slides?

Hello Dr Campbell, (Name)

I hope all is well. (Greeting)

I really enjoyed your talk yesterday on how to treat patients with hard-to-control diabetes and found it very imformative and helpful. (Compliment & Pleasantry)

Because I strongly believe my team would highly benefit from your research, I'm wondering if you could send me a PDF copy of your presentation. (The reason & Call for action)

I look forward to hearing from you. (A closing message)

Thank you very much. (Sign-off)

Patrick Harris

Signature(割愛)

 

次からは実際の日本語のメールを使って如何にシンプルかつ刺さるEメールに書き換えるかの実践編に入りたいと思います。

 

 

パブリックスピーキンの基礎:プレゼンスライド③

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

アピール力がUPするのに効果的なプレゼンスライドの作り方について書いています。前回はフォントについてでしたが、今回は色とレイアウトについてです。

 

コンテンツREVIEW

  1. フォント
  2. カラー ← 今回はココと
  3. レイアウト ←ココ
  4. 情報の選択と表示

 

2. カラー

プレゼンスライド色使いの基本は:

白など薄色の背景に濃い色の文字

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もしくは、濃い色の背景に薄色文字

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前者は、小さめの部屋でのプレゼンに適していて、後者は大きめの部屋でのプレゼンに適していると言われていますが、アピール力の観点からはそれほど差は生まれません。

また、オーディエンスの中に一定数含まれている色盲の人たちについても考慮して、緑と赤の組み合わせの様な色盲の人たちには識別しづらい色使いは避けます。

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もちろん、上記以外にも色盲の有無に関係なくオーディエンスにとって見づらい組み合わせもオーディエンスを疲れさせてしまうため避けます。

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 また、一つのスライドに使う色は3色までとします。それ以上色を使うのはオーディエンスの脳への負担になり、あなたのプレゼンへ集中力を損なうことになります。

 

3.  レイアウト

効果的なレイアウトにするためには?:

    • 1スライドにつき1メッセージ/ポイント:1つのスライドを用いて伝える主張は1つと決め、俯瞰視点の要点をメインヘッディング/タイトルとして書き、その要点をサポートする情報のみをタイトルスペース以下に載せる。スライドの空白は恐れない!

    • 文を活用する:「名詞表現(What?:何?)」はアピール力が乏しく、動詞を伴う「文(So what?:何が起こった?)」はメッセージ性が高いため少ない文字数でアピール力を向上するには文が効果的。
      例)
      Evolution of the temeprature as a function of the time.(名詞表現)
      → The temperature increased much faster than anticipated.(文:S + V 〜)

 

ポイント!:スライドをスピーカーの台本として使うのはオーディエンスの集中力、興味ともに著しく下げるので当然厳禁。

代表的なスライド(タイトルスライド、文字のみのスライド、図を含むスライド)を例に効果的なレイアウトを紹介します。

 

タイトルスライド

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タイトルスライドサンプル

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 文字のみのスライド

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 文字のみのスライドサンプル

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図を含むスライド

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 図を含むスライドサンプル

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 さて次回は、「名詞」を用いて「言葉を尽くす」ことに慣れている日本語スピーカーにとって一番精神的ハードルが高くと抵抗感が強い「情報の選択と表示」です。スライド作りにおいて他の要素をどんなに効果的にしても情報選択と表示の仕方が効果的でなければスピーチのアピール力は伸びません。そのために、英語スピーカー脳が理解しやすい情報の表示の仕方とはどんなものなのか紹介したいと思います。

 

 

1. North, Marjorie L. "Fundamental of Public Speaking." Harvard Extension School, Cambridge. Aug. 2011 - Dec. 2011. Class 

2. McConnell, Susan. "Designing Effective Scientific Presentation." iBiology.org  Sep. 2010.  21 Apr. 2015, 
3. "English Communication for Scientists." Nature.com.  Nature Education, 2014. 12 Jun. 2016.

 

 

レスポンスがもらえるEメール ②

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

前回の、レスポンスがもらえるEメール:基本セオリー ① に引き続き、今回もレスポンスがもらえるEメール:基本セオリーです。前回までの内容は・・・

 

【REVIEW】Eメールの書き方基本セオリー

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

STEP 2:受信者を理解しよう

STEP 3:署名(signature)を準備しよう ← 今ここ

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう

STEP 6:件名は7ワード以内

 

STEP 3:署名(signature)を準備しよう

署名の役割とは?

  • Eメールの本文を短く保つ:
    Eメール本文には可能な限り要点のみを書くので、あなたについての詳細は極力省きます。初めてメールを書く相手に対しても本文では名前と組織名くらいにとどめ本題に移りましょう。
  • あなたを売り込む:
    最も重要な署名の役割の一つです。署名はあなたと受信者をつなげるコネクターの役割をするだけではなく、あなたの印象を受信者に刷り込む役割も担っています。

 

グローバルプロの署名とは?

f:id:NatsumiSatoh:20171107151229p:plain ポイント!

  • Eメールでやりとりしている限りEメールアドレスを重複して書く必要はない。
  • 「門側前」を機にする日本人にとっては重要な住所も、英語型の人間はそれほど重要視しないので書く必要はない。
  • (オプションとして)人の脳は文字より絵を好んで記憶するという特徴を利用して受信者の記憶に残らせるためにロゴや顔写真などの画像を添えることも可能。

 これらを踏まえた上で悪い例も念のため:

f:id:NatsumiSatoh:20171107151344p:plain

 

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

英文も書きようによっては長文にも短文にもなります。忙しいグローバルプロフェッショナルを相手にする場合、短文=相手への敬意(正確には相手の時間に対する敬意ですが)と言うことになるので文の意味や意図が変わらない限り短い単語、短い文で表現します。

また、短い文=より少ないミスでもあるので、グラマーミスやスペルミスを避ける意味でも短い文は効果的です。

日本語の慣用句の中に「言葉を尽くす」というのがありますが、グローバルコミュニティにおいてこれは相手にとって失礼なだけではなく、自分に考える能力がない、相手のことを理解していない、とわざわざ露見させるようなものなので避けたいです。

受け取り手が最も理解しやすい語彙を使って受け取り手に最も伝わりやすい表現、ロジック、構成を用いて最も端的に伝える、これが英語コミュニケーションにおけるEメールの醍醐味です。

例:

① I'm going to visit the LA office for a week at the end of next month.  During my stay, I would like to have a meeting with you and have a discussion regarding a new store location in San Diego area. Are there any availablity between Sept. 9th and 13th?

→ I'm wondering if you have a time between Sept. 9th and 13th to get together to disucss a new store location in San Diego area since I will be in town vising the LA office.

② I've attached the document, which provides a review of the new study design of neurochemistry, using example studies that illustrate the methodlogic challenges or that demonstrate successful solutions. 

→ I've attached the document, which reviews the new neurochemistry study design, using examples that illustrate specific challenges and solutions.

 

 

さて、次はEメールに使える基本の構成、スタンダードストラクチャーについて書いていきます。

 

 

レスポンスがもらえるEメール ①

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

昨今では、日常のコミュニケーションツールとして欠かせなくなったEメールですが、ここでも日本語スピーカーと英語スピーカーの意識の中にメールに対する違いがあります。Eメールとは:

  • 日本語スピーカーにとっては、手紙と同じ線上にあるもの。
  • 英語スピーカーにとっては、会話と同じ線上にあるもの。

です。

この違いを踏まえた上で、忙しいグローバルプロフェッショナルからレスポンスがもらえるEメールの書き方について基本セオリー編とテクニック編に分けて紹介していきます。まずは基本セオリーです。

 

Eメールの書き方基本セオリー

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

STEP 2:受信者を理解しよう

STEP 3:署名(signature)を準備しよう

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう

STEP 6:件名は7ワード以内

 

 

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

英語コミュニケーションにおいて、最も大事な要素の一つです。話すとき書くときどちらでも構いませんが「目的」をよく理解してください。

  • Eメールを書く目的
  • プレゼンをする目的
  • 論文を書く目的
  • 会話をする目的
  • 「その人と」と会合を持つ目的

全てにおいて目的を理解して、その目的を叩き台としてコミュニケーションを積み上げていくことで最も生産性の高いコミュニケーションが可能になります。

今回のEメールに関しても:

  • Why am I sending this e-mail?(なぜこのメールを送るのか?)
  • What do I need from the recipient?(相手に何を求めてるのか?)

をよく把握してEメールを書く始めます。

その際、頭を整理するために:

  • The purpose of this e-mail is to (                                                                           ).
  • What I want from the recipient is to (                                                                    ).

の( )内を埋めて準備しておきます。その際、気付いている人もいると思いますが、to 〜. となっているので必ず「動詞」で考えます。人間はどんな時でも動作を伴うものです。自分の「すること」、相手に「してほしいこと」を動詞で表現できなければ、短い文中で相手にピンポインで要点を伝えることはできず、とても曖昧で回りくどい文面になってしまいます。動詞です。

例えば・・・

  • The purpose of this e-mail is to inform the recipient about the newly launched project with ABC Pharmaceutical LLC.
  • The purpose of this e-mail is to ask the recipient a quick question about the meeting we had the other day.
  • What I want from the recipient is to send me the marketing analysis the recipient ran by the end of the week.
  • What I want from the recipient is to confirm whether the recipient is attending the upcoming event.

もし、これらが明確に言語化できないようであれば、そもそもEメールを送る必要が本当にあるのかどうかも考えてみましょう。本当に必要なEメールのみを的確で端的な文面で表現することは、自分と相手の時間と労力を無駄にしないだけでなく、相手の時間をリスペクトすることでもあります。

 

STEP 2:受信者を理解しよう

受け取る側の立場になって考える。よく言われることですが、意外と難しいものです。相手の立場になって考えるとは、例えば:

  • 受信者があなたのEメールを「読みたい」と思うような文面で書く。
  • 受信者が理解しやすい言葉、語彙、表現を使う。
  • 受信者の労力や時間を最小限に抑える文で書く。
  • 受信者が気分良く読める文面を考える。

などです。中でも特に英語型のグローバルプロフェッショナルを意識して:

  • 「私」が何を訴えているのか明確に表現する。

    I would like to ask you about...
    I'm writing to double check on...

  • 会話の延長上であることを意識した能動態文を用いる。

    We have been notified by ABC Co. that...
    → ABC Co. has led us know that...
  • 受信者自身や受信者の最近の実績についてのポジティブな言及をする。

    I was impressed with your presentation about...
    I found the seminar you hosted about... very informative and insightful.

  • 感謝とリスペクトを書き添える。

    I appreciate your...
    I'm always grateful for your...

です。受信者に対する敬意をあなた目線の言い回しで表現することがあなたに対する信頼をうみ、受信者が快くレンスポンしてくれるよう促します。

 

 

次回の「レスポンスがもらえうEメール:基本セオリー ②」に続きます。

 

 

パブリックスピーキングの基礎:プレゼンスライド②

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

前回の、パブリックスピーキングの基礎:プレゼンスライド① ではスライドを効果的に使用するために知っておいて欲しいことについて書きました。

今回から具体的なテクニックに進んでいきたいと思います。コンテンツは:

  1. フォント ←今回はここ
  2. カラー
  3. レイアウト
  4. 情報の選択と表示

 

1.  フォント

種類

スライドに適してるフォント:プレゼンスライドには、タイポグラフィーのカテゴリーの一つでもある Sans-Serif に含まれるフォントを使います。Sans-Serif に含まれるフォントとは・・・

などです。

スライドに適していないフォント:この Sans-Serif とは反対の Serifs と言うものもあります。Serifs には・・・

などが含まれます。Serifs は、紙媒体の活字としては優れていますが、暗がりの中や距離が離れていると見づらく読みづらくなるためプレゼンスライドのフォントとしては適していません。 

Sans-Serif と Serifs の違いは、文字のひと書きひと書きの末尾にさらに小さな線があるかないかで、これが文字の見えづらさを左右しています。

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Samples

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サイズ

フォントのサイズは:

  • 最大で36ポイント
  • 最小で18ポイント以内

また、書く箇所によって効果的なフォントサイズは:

  • メインヘッディング/タイトル:36ポイント
  • サブヘッディング:28−24ポイント
  • テキスト:20−18ポイント

グラフやテーブルにつけるタイトルやレジェンド、サイテーションについても同じです。18ポイントでは大きすぎるのでは?と言う人がいますが、それ以下のフォントサイズでは離れたオーディエンスから見ることができないので載せている意味がありません。読めないほどの小さい文字で書くくらいなら思い切って載せないくらいで大丈夫です。メインのメッセージからオーディエンスの気をそらすものが減ってアピール力向上につながります。ここでもオーディエンス目線を忘れないことが大切です。

Samples

f:id:NatsumiSatoh:20171025114056p:plain 2

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次は、プレゼンスライドでの効果的な色使いです。

 

 

1. North, Marjorie L. "Fundamental of Public Speaking." Harvard Extension School, Cambridge. Aug. 2011 - Dec. 2011. Class 
2. "Cancer and obesity." Center for Disease Control and Prevention, 25 Oct. 2017, https://www.cdc.gov/vitalsigns/obesity-cancer/index.html.
3. McGonigal, Kelly. "How to make stress your friend." TED.com 12 Jun. 2016, https://www.ted.com/talks/kelly_mcgonigal_how_to_make_stress_your_friend/discussion