英語でコミュニケーション+α

英語でのコミュニケーションを学ぶ上で私自身が経験したことや学んだこと、見聞きしたことなどについて書いています。

レスポンスがもらえるEメール ②

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

前回の、レスポンスがもらえるEメール:基本セオリー ① に引き続き、今回もレスポンスがもらえるEメール:基本セオリーです。前回までの内容は・・・

 

【REVIEW】Eメールの書き方基本セオリー

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

STEP 2:受信者を理解しよう

STEP 3:署名(signature)を準備しよう ← 今ここ

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう

STEP 6:件名は6〜8ワード

 

STEP 3:署名(signature)を準備しよう

署名の役割とは?

  • Eメールの本文を短く保つ:
    Eメール本文には可能な限り要点のみを書くので、あなたについての詳細は極力省きます。初めてメールを書く相手に対しても本文では名前と組織名くらいにとどめ本題に移りましょう。
  • あなたを売り込む:
    最も重要な署名の役割の一つです。署名はあなたと受信者をつなげるコネクターの役割をするだけではなく、あなたの印象を受信者に刷り込む役割も担っています。

 

グローバルプロの署名とは?

f:id:NatsumiSatoh:20171107151229p:plain ポイント!

  • Eメールでやりとりしている限りEメールアドレスを重複して書く必要はない。
  • 「門側前」を機にする日本人にとっては重要な住所も、英語型の人間はそれほど重要視しないので書く必要はない。
  • (オプションとして)人の脳は文字より絵を好んで記憶するという特徴を利用して受信者の記憶に残らせるためにロゴや顔写真などの画像を添えることも可能。

 これらを踏まえた上で悪い例も念のため:

f:id:NatsumiSatoh:20171107151344p:plain

 

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

英文も書きようによっては長文にも短文にもなります。忙しいグローバルプロフェッショナルを相手にする場合、短文=相手への敬意(正確には相手の時間に対する敬意ですが)と言うことになるので文の意味や意図が変わらない限り短い単語、短い文で表現します。

また、短い文=より少ないミスでもあるので、グラマーミスやスペルミスを避ける意味でも短い文は効果的です。

日本語の慣用句の中に「言葉を尽くす」というのがありますが、グローバルコミュニティにおいてこれは相手にとって失礼なだけではなく、自分に考える能力がない、相手のことを理解していない、とわざわざ露見させるようなものなので避けたいです。

受け取り手が最も理解しやすい語彙を使って受け取り手に最も伝わりやすい表現、ロジック、構成を用いて最も端的に伝える、これが英語コミュニケーションにおけるEメールの醍醐味です。

例:

① I'm going to visit the LA office for a week at the end of next month.  During my stay, I would like to have a meeting with you and have a discussion regarding a new store location in San Diego area. Are there any availablity between Sept. 9th and 13th?

→ I'm wondering if you have a time between Sept. 9th and 13th to get together to disucss a new store location in San Diego area since I will be in town vising the LA office.

② I've attached the document, which provides a review of the new study design of neurochemistry, using example studies that illustrate the methodlogic challenges or that demonstrate successful solutions. 

→ I've attached the document, which reviews the new neurochemistry study design, using examples that illustrate specific challenges and solutions.

 

 

さて、次はEメールに使える基本の構成、スタンダードストラクチャーについて書いていきます。

 

 

レスポンスがもらえるEメール ①

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

昨今では、日常のコミュニケーションツールとして欠かせなくなったEメールですが、ここでも日本語スピーカーと英語スピーカーの意識の中にメールに対する違いがあります。Eメールとは:

  • 日本語スピーカーにとっては、手紙と同じ線上にあるもの。
  • 英語スピーカーにとっては、会話と同じ線上にあるもの。

です。

この違いを踏まえた上で、忙しいグローバルプロフェッショナルからレスポンスがもらえるEメールの書き方について基本セオリー編とテクニック編に分けて紹介していきます。まずは基本セオリーです。

 

Eメールの書き方基本セオリー

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

STEP 2:受信者を理解しよう

STEP 3:署名(signature)を準備しよう

STEP 4:とにかく短い文、単語を選ぼう

STEP 5:Eメール文は全部で5文までと決めよう

STEP 6:件名は6〜8ワード

 

 

STEP 1:Eメールの目的を知ろう

英語コミュニケーションにおいて、最も大事な要素の一つです。話すとき書くときどちらでも構いませんが「目的」をよく理解してください。

  • Eメールを書く目的
  • プレゼンをする目的
  • 論文を書く目的
  • 会話をする目的
  • 「その人と」と会合を持つ目的

全てにおいて目的を理解して、その目的を叩き台としてコミュニケーションを積み上げていくことで最も生産性の高いコミュニケーションが可能になります。

今回のEメールに関しても:

  • Why am I sending this e-mail?(なぜこのメールを送るのか?)
  • What do I need from the recipient?(相手に何を求めてるのか?)

をよく把握してEメールを書く始めます。

その際、頭を整理するために:

  • The purpose of this e-mail is to (                                                                           ).
  • What I want from the recipient is to (                                                                    ).

の( )内を埋めて準備しておきます。その際、気付いている人もいると思いますが、to 〜. となっているので必ず「動詞」で考えます。人間はどんな時でも動作を伴うものです。自分の「すること」、相手に「してほしいこと」を動詞で表現できなければ、短い文中で相手にピンポインで要点を伝えることはできず、とても曖昧で回りくどい文面になってしまいます。動詞です。

例えば・・・

  • The purpose of this e-mail is to inform the recipient about the newly launched project with ABC Pharmaceutical LLC.
  • The purpose of this e-mail is to ask the recipient a quick question about the meeting we had the other day.
  • What I want from the recipient is to send me the marketing analysis the recipient ran by the end of the week.
  • What I want from the recipient is to confirm whether the recipient is attending the upcoming event.

もし、これらが明確に言語化できないようであれば、そもそもEメールを送る必要が本当にあるのかどうかも考えてみましょう。本当に必要なEメールのみを的確で端的な文面で表現することは、自分と相手の時間と労力を無駄にしないだけでなく、相手の時間をリスペクトすることでもあります。

 

STEP 2:受信者を理解しよう

受け取る側の立場になって考える。よく言われることですが、意外と難しいものです。相手の立場になって考えるとは、例えば:

  • 受信者があなたのEメールを「読みたい」と思うような文面で書く。
  • 受信者が理解しやすい言葉、語彙、表現を使う。
  • 受信者の労力や時間を最小限に抑える文で書く。
  • 受信者が気分良く読める文面を考える。

などです。中でも特に英語型のグローバルプロフェッショナルを意識して:

  • 「私」が何を訴えているのか明確に表現する。

    I would like to ask you about...
    I'm writing to double check on...

  • 会話の延長上であることを意識した能動態文を用いる。

    We have been notified by ABC Co. that...
    → ABC Co. has led us know that...
  • 受信者自身や受信者の最近の実績についてのポジティブな言及をする。

    I was impressed with your presentation about...
    I found the seminar you hosted about... very informative and insightful.

  • 感謝とリスペクトを書き添える。

    I appreciate your...
    I'm always grateful for your...

です。受信者に対する敬意をあなた目線の言い回しで表現することがあなたに対する信頼をうみ、受信者が快くレンスポンしてくれるよう促します。

 

 

次回の「レスポンスがもらえうEメール:基本セオリー ②」に続きます。

 

 

パブリックスピーキングの基礎:プレゼンスライド②

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

前回の、パブリックスピーキングの基礎:プレゼンスライド① ではスライドを効果的に使用するために知っておいて欲しいことについて書きました。

今回から具体的なテクニックに進んでいきたいと思います。コンテンツは:

  1. フォント
  2. カラー
  3. レイアウト
  4. 情報の選択と表示

 

1.  フォント

種類

プレゼンスライドには、タイポグラフィーのカテゴリーの一つでもある Sans-Serif に含まれるフォントを使います。Sans-Serif に含まれるフォントとは・・・

などです。この Sans-Serif とは反対の Serifs と言うものもあります。Serifs には・・・

などが含まれます。Serifs は、紙媒体の活字としては優れていますが、暗がりの中や距離が離れていると見づらく読みづらくなるためプレゼンスライドのフォントとしては適していません。 

Sans-Serif と Serifs の違いは、文字のひと書きひと書きの末尾にさらに小さな線があるかないかで、これが文字の見えづらさを左右しています。

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Samples

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サイズ

フォントのサイズは最大で36ポイント、最小で18ポイント以内にします。プレゼンスライド作成ソフトウェアにデフォルト設定されているフォントサイズはほとんどのケース大きすぎます。スライド一枚一枚フォントサイズを変更していくのは面倒ですから、一斉変更できるようならそうします。

  • メインヘッディング/タイトル:36ポイント
  • サブヘッディング:28−24ポイント
  • テキスト:20−18ポイント

グラフやテーブルにつけるタイトルやレジェンド、サイテーションについても同じです。18ポイントでは大きすぎるのでは?と言う人がいますが、それ以下のフォントサイズでは離れたオーディエンスから見ることができないので載せている意味がありません。読めないほどの小さい文字で書くくらいなら思い切って載せないくらいで大丈夫です。メインのメッセージからオーディエンスの気をそらすものが減ってアピール力向上につながります。ここでもオーディエンス目線を忘れないことが大切です。

Samples

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次は、プレゼンスライドでの効果的な色使いです。

 

 

1. North, Marjorie L. "Fundamental of Public Speaking." Harvard Extension School, Cambridge. Aug. 2011 - Dec. 2011. Class 
2. "Cancer and obesity." Center for Disease Control and Prevention, 25 Oct. 2017, https://www.cdc.gov/vitalsigns/obesity-cancer/index.html.
3. McGonigal, Kelly. "How to make stress your friend." TED.com 12 Jun. 2016, https://www.ted.com/talks/kelly_mcgonigal_how_to_make_stress_your_friend/discussion

 

 

パブリックスピーキングの基礎:プレゼンスライド ①

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

久しぶりの投稿です。仕事が立て続いていてしまうとどうしてもブログがおろそかになってしまいがち。それでもしぶとく不定期にアップしていきますので、のんびりお付き合いいただければ幸いです。

 

さて、今回からはプレゼン、スピーチの伝達効果を向上するためのビジュアルエイドです。一言にビジュアルエイドと言っても多々ありますが、その中でもフォーカスしていきたいのはもちろんプレゼンスライドです。

ただその前に・・・。

効果的なプレゼンスライドについて書く前に:

パブリックスピーキングにおいて、メッセージ力の強さやメッセージの浸透率を左右するのはオーディエンスとスピーカーの「つながり」です。この「つがなり」が弱まれば弱まるほど、メッセージ力は弱まり、主張の浸透率を下げることになります。「つながり」が最も強いのは、「その場」にスピーカーとオーディエンスのみが存在することです。それ以外の存在はこの「つながり」を分断します。スピーカーとオーディエンスのみの状態は、スピーカーとオーディエンス間の「親密性」が一番高く、「つながり」も最も強くなります。

ビジュアルエイドの中でも、特にビデオなどの動きを伴うものはオーディエンスの注意をスピーカーから切り離し「他の物」に集中させてしまうので、メッセージの浸透率を保つ上では高度なテクニックを要します。

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プレゼンスライドを使う上での基本原則:

プレゼンスライドを使う上でのそもそも論として、

  • プレゼンスライドはスピーチのメッセージ力を高める  
  • プレゼンスライドはスピーチのメッセージの浸透率を高める 

ことにつながると判断した時のみ使うのが基本です。

例えば、ズートロープがどの様な物なのか文字だけで伝えようとすると・・・

It is one of several pre-film animation devices that produce the illusion of motion by displaying a sequence of drawings or photographs showing progressive phases of that motion. It consists of a cylinder with slits cut vertically in the sides. On the inner surface of the cylinder is a band with images from a set of sequenced pictures. As the cylinder spins, the user looks through the slits at the pictures across. The scanning of the slits keeps the pictures from simply blurring together, and the user sees a rapid succession of images, producing the illusion of motion. 2

うーん、長い・・・。もちろん分かる人には分かりますが、これを口頭でさらっと言われてしまうと「え、なに?」となってしまう人も多いのではと思います。こう言う場面こそがプレゼンスライドの活躍の場です。 

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分かりやすいです!たった一つのイメージで伝わります。これこそが効果的なプレゼンスライドの醍醐味と言えます。

 

さらに・・・

 

英語スピーチ、プレゼンの成功とは: 

表情の豊かジェスチャー、音の抑揚やスピードが鍵を握る英語でのスピーチやプレゼンの成功は以下の様に分配されます。

 

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よく、スライド作りに時間を取られすぎ、実際のデリバリーの練習をおろそかにする日本語スピーカーを見かけますが、これではスピーチ、プレゼンを成功へ導くことはできません。顔、体、声、目、そしてコンテンツと様々な要素を総合的に組み合わせてコミュニケーションをとる英語型オーディエンスに向けて効果的にメッセージを届けようとするとき、スピーカー側も同じように総合的にコミュニケーションをとる必要があります。日常のコミュニケーションのなかに、声の抑揚や表情の変化、大きなジェスチャーなどがあまり存在しない日本語型スピーカーにとっては大きなハードルです。だからこそ、スピーチやプレゼンの準備において、デリバリーの練習にも十分な時間を費やす必要があります。デリバリーに関しては、このプレゼンスライドテクニックを書いた後に紹介したいと思います。

オーディエンスの「聞き方」の違いについては、パプリックスピーキングの準備を始める前にも少し書いています。

ポイント!プレゼンスライドはオーディエンスのために存在します。決して、スピーカーのためではありません。ですから、スライドをノート代わりにして読んでしまうなど言語道断です。オーディエンス目線のスライドを作ることで、自分のスピーチ、プレゼンのメッセージ力を最大限にしていきます。

 

次回から、具体的なテクニックについて紹介していきたいと思います。

 

 参考

1. North, Marjorie L. "Fundamental of Public Speaking." Harvard Extension School, Cambridge. Aug. 2011 - Dec. 2011. Class 

2. Wikipedia Contributors. "Zeotrope." Wikipedia, The Free Encyclopedia. Wikipedia, The Free Encylopedia. 01 Oct. 2017. Web. 13 Oct. 2017. <https://en.wikipedia.org/wiki/Zoetrope>

 

 

パブリックスピーキングの基礎:構成「モンローズシークエンス」④

※本ブログにおいて、英語=米語です

 

オーディエンスを説得することを目的としたスピーチ、persuasive speech に適した構成パターン、モンローズシークエンスを使ったスピーチサンプルです。

 

《前回までの内容》

モンローズシークエンスの基本構成:

  1. Aouse attention
  2. Demonstrate the need or want
  3. Satisfy the need or want 
  4. Visualize the results or outcomes
  5. Call for action 

 

Persuasive Speech サンプル

トピック:ウォーキング

スピーチの目的:To persuade

オーディエンスについて:運動した方が良いとなんとなく感じつつも、何から始めて良いのかいまいち分からない。でも、なんとなく体の不調も気になるようになってきた50代の男女。

メインメッセージ:To persuade my auidence to include a 30-minunte walk in their regimens to receive incredible benefits for their health.   

AROSE ATTENTION

Arteriosclerosis, metabolic syndrome, obesity, depression, chronic liver disease, cardiovascular disease, osteoporosis, hypertension and heart diseases, they are the major lifestyle diseases that can kill you or severely harm your health in next 10 years.  Thousands of Japanese are putting themselves at risk for death and disability everyday.  

DEMONSTRATE THE NEED/WANT

How? They don't exercise (STEP 1). Let's take a look at this.  This graph shows how lack of exercise can fasten aging process of our hearts, especially in 50s.  It can actually age our hearts 3 times faster if we don't do any daily exercises. Everyday with low physical activity, we are taking one step closer to cardiovascular diseases (STEP 2).  According to the journal, ABC Cardiology, people who have a physically active lifestyle have a 20-30% lower risk of any types of lifestyle diseases. For example, a person with an inactive lifestyle is highly likely to experience a light to severe stroke by age of 60 while a person who works out daily will enjoy both physically and mentally healthy life in the long run (STEP 3). Because 25% of people in the 50s don't do any exercises whatsoever, about 13 of you here today can face serious health issues in the next 10 years (STEP 4).

SATSIFY THE NEED/WANT

Obviously, the only way we can stop this threat is to exercise.  Yet, in our busy schedules, how can we squeeze a time to workout?  Well, we walk. It is easy to do, requires nothing but a pair of tennis shoes, and only takes 30 minutes of a brisk walk to receive tremendous benefits (STEP 1). First, we walk faster.  We don't even have to specially take a time for the walking.  Instead, every time we walk, we walk faster.  If we could walk like this (demonstration) in daily basis, you would already include moderate physical activity in your life.  It's so easy that you can even start today after my speech. Also, you will understand what a "brisk walk" is like. We continue this passive-aggressive walk for two weeks. After two weeks, we move on to the next step.  As the second step, we walk for 15 minutes.  We spare 15 minutes of our day for a walk.  The simplest way to accomplish this is to add the 15-minute walk on the top of what we already do everyday.  One good example would be to include the additional walk to our daily commute.  We find a new route with an extra mile to our stations or bus stops. We do this for another two weeks. This is easy, practical, and perfect way to take a daily physical activity one step further. Finally, we walk for half an hour.  The morning is the best time to walk.  We wake up 30 minutes earlier, put our shoes on, shut a door, and go for a walk. I totally understand how you feel right now.  This seems impossible, yeah? But, with lighter body and brighter spirit by having walked everyday for the past month, this will come naturally. We have now successfully completed to include a 30-minunte walk in our regimens (STEP 2 & STEP 3). I know this can work from my personal experience. My mom was diagnosed with osteoporosis 3 years ago. I was very concerned and anxious that she was at risk of being bedridden. I insisted her to start some sort of physical activities as soon as possible.  But, she didn't know where to start, so I introduced the "brisk walk".  Well, she just had her annual checkups last week, and her doctor was astonished how dense her bones had become.  She is 67 years old and she feels healthier than ever.  She is busy traveling all over Japan, having small tea parties and chatting with her friends, and taking a Hula lesson every Wednesday (STEP 4).

VISUALIZE THE RESULTS/OUTCOMES

Strengthening bones is not the only benefit walking can offer.  The 30-minute brisk walk can also lift up your spirit. Regular walking works just like a cup of wine or your favorite sweet to calm your nerves after a rough day.  It actually modifies your nervous system so much that you will notice a decrease in your inner negativity, like anger and hostility.  Of course, vitamin D we will be exposed to from natural sunlight is one plus element to save us from depression.

Walking significantly lowers your risk of chronic diseases.  It slashes the risk of diabetes, stroke, hypertension, cardiovascular diseases, obesity, and many more since walking lowers your blood sugar levels, blood pressure, and high cholesterols.  "I can't emphasize enough how much we can be benefitted from the daily 30-minute brisk walk. We receive so much more return than what we invest. Basically, walking for half an hour can save you from 90% of health risks we could face after age of 45.", says Dr. Suzuki, a director of Health and Fitness Center at University of XYZ Hospital.

As a bonus, we will tighten our waist. All the pants, skirts, suits, dresses, and even swimwear we bought a few years back and can't fit us anymore, we could be able to wear and can look as sharp as ever.

CALL FOR ACTION 
A daily physical activity could sound like so much work, and you can get worn out before you even do anything. But, if you can begin with something easy like adding a bit of extra physical activity to what you already do everyday, you can start as you breath.  So, just don't sit there. Get up and start walking. Once you get a ball rolling, I guarantee you will already feel healthier and happier after only 30 minutes.

 

 

参考:North, Marjorie L. "Fundamental of Public Speaking." Harvard Extension School, Cambridge. Aug. 2011 - Dec. 2011. Class